Utseende
Skapa och redigera artiklar
Att lägga till en artikel i kunskapsbanken kräver bara en fråga och ett svar — men rätt synlighetsnivå avgör om den avlastar handläggarna eller bara är intern dokumentation.
Skapa en artikel
- Gå till Verktyg → Kunskapsdatabas → Skapa artikel.
- Ange Artikelnamn — måste vara unikt inom kön.
- Välj Synlighet: Alla, Portalanvändare & handläggare, eller Endast handläggare (se Bläddra i kunskapsbanken för vad respektive nivå betyder).
- Välj en kategori, om artikeln ska grupperas.
- Fyll i Fråga och Svar.
- Lägg till eventuella bilagor — se Bilagor nedan.
- Klicka Skapa. Artikeln blir direkt sökbar enligt sin synlighetsnivå.
Hantera kategorier
Kategorier kan nästlas (kategori inom kategori) för att organisera större kunskapsbanker. Artiklar i en borttagen kategori blir okategoriserade istället för att tas bort. En kategori som fortfarande har underkategorier bör tömmas eller flyttas innan den tas bort.
Redigera en artikel
Öppna artikeln och välj redigera för att ändra namn, synlighet, kategori, fråga eller svar, och klicka Spara. Ändringar syns direkt för alla som har behörighet att se artikeln.
Bilagor
En artikel kan ha filer med sig — en blankett, en manual eller en bild som hör till svaret. Filerna listas med namn och storlek under svaret. Bilder öppnas i en förhandsvisning på artikelsidan, med en Hämta-knapp för den som vill ha filen, medan övriga filer laddas ner direkt vid klick. I användarportalen listas alla bilagor som nedladdningslänkar.
- När artikeln skapas: välj filer i fältet Bilagor i formuläret.
- Efteråt: öppna artikeln, välj redigera och klicka Hantera bilagor. Där laddar du upp fler filer — flera samtidigt går bra — och tar bort dem som inte längre behövs.
En artikel rymmer högst 10 filer, och varje fil får vara högst 10 MB. Att lägga till eller ta bort bilagor kräver samma behörighet som att redigera artikeln.
Bra att veta
- Bilagorna följer artikelns synlighet: den som får läsa artikeln får också ladda ner filerna, i användarportalen och i den publika kunskapsbanken likaväl som inne i systemet. Filerna på en artikel för Endast handläggare går alltså inte att nå utifrån.
- Bilagor laddas alltid ner i stället för att öppnas i webbläsaren.
- Tas artikeln bort försvinner dess bilagor med den.
- Knapparna för att skapa och hantera artiklar/kategorier visas för alla handläggare som kan se ärenden i kön, men att faktiskt spara kräver en separat behörighet utöver den vanliga ärendebehörigheten — saknar du den nekas sparandet.