Policy för skapande av ärende

Som standard blir varje mejl till köns adress ett ärende, oavsett vem som skickat det. Behöver ni begränsa det — till den egna organisationens domän, eller till ett antal utpekade adresser — görs det här.

De två valen

Gå till Verktyg → Inställningar → E-post → Policy för skapande av ärende. Sidan har två alternativ:

• Tillåt vem som helst att skapa ett ärende — standardvalet. Alla mejl som når köns brevlåda blir ärenden.
• Tillåt endast ärenden skapade från e-postadresser (eller delar av adresser) i listan nedan — bara avsändare som matchar listan får skapa ärenden. Övriga mejl blir aldrig ärenden.

Listan skrivs med en adress per rad. Matchningen görs mot avsändarens adress och behöver inte vara fullständig, så en rad som @skolan.se släpper in hela domänen medan rektor@skolan.se bara släpper in den adressen.

Bra att veta

• Policyn gäller endast inkommande e-post. Ärenden som skapas av en handläggare, i användarportalen eller via API:et berörs inte — se Alla vägar in i systemet.
• En avvisad avsändare får e-postmallen Ej skapat ärende, om den är påslagen under E-postmallar. Autosvar och obemannade adresser får inget svar alls, för att undvika mejlslingor.
• Listan får bara innehålla adresser. Mellanslag, komma, kolon, semikolon och olika sorters klamrar avvisas när du sparar, och en rad kan inte innehålla mer än ett @-tecken.
• Sidan kräver behörigheten att hantera e-postpolicy. Saknar du menyvalet, hör med den som administrerar kön om roller och behörigheter.
• Att begränsa vilka som får skapa ärenden är något annat än att begränsa vilka som får läsa dem i portalen. Se Sätt upp användarportalen.

Se flödet