Sätt upp användarportalen

Användarportalen låter slutanvändare skapa och följa sina egna ärenden utan att kontakta en handläggare. Att öppna den för en kö kräver fyra steg i tre olika menyer, och stegen bygger på varandra — hoppar du över det första fungerar inte det tredje.

1. Sätt en kö-identifierare

Gå till Verktyg → Inställningar → Egenskaper och fyll i Kö-identifierare. Det är den delen av webbadressen som pekar ut kön, och det är den registreringslänken i steg 3 byggs av. Utan identifierare finns ingen länk att dela ut. Se Egenskaper.

2. Bestäm vilka som får registrera sig

Gå till Verktyg → Inställningar → Användarportal. Där lägger du upp antingen enskilda e-postadresser eller hela domäner som får skapa konto i kön — en domän räcker för att öppna för hela skolan. Se Registrering för hur registreringen ser ut från användarens sida.

3. Dela ut registreringslänken

Samma sida visar den färdiga länken, klar att kopiera. Den ser ut som /userportal/<kö-identifierare>/register. Skicka den till dem som ska använda portalen — det finns ingen inbjudningsfunktion som mejlar ut den åt dig.

Användaren anger sin e-postadress, adressen kontrolleras mot listan i steg 2, och vid godkänd registrering skapas kontot och ett mejl skickas för att sätta lösenord. Det finns inget lösenordsfält i formuläret.

4. Gör ärendemallar tillgängliga i portalen

Har kön ärendemallar syns de inte automatiskt för slutanvändare. Varje mall har en egen inställning för att göras tillgänglig i användarportalen — kryssa i den på de mallar som ska synas. Finns ingen sådan mall får användaren bara det generella ärendeformuläret.

Mallar är oftast det som gör portalen värd besväret: i stället för ett tomt fritextfält får användaren rätt frågor ställda direkt.

Fem vägar till åtkomst

Tillåtelselistan är bara ett av fem sätt en användare kan få se en kö i portalen. Det förklarar varför någon kan ha åtkomst utan att stå på listan:

1. Användaren står på köns tillåtelselista (steg 2 ovan).
2. Användaren är deltagare på ett ärende i kön — den som mejlat in ett ärende får därmed åtkomst automatiskt.
3. Användaren matchar kön via en kundkoppling.
4. Användaren är handläggare med åtkomst till kön.
5. Kön är inställd som Visa i användarportal under Avancerade inställningar, vilket öppnar den för alla och gör tillåtelselistan överflödig.

Är kön kopplad till SSO får dessutom alla som loggar in den vägen åtkomst, oavsett tillåtelselista.

Ge åtkomst utan att användaren registrerar sig

Vill du ge någon åtkomst själv i stället för att låta dem registrera sig, kopplar du personen till en kund under Kunder. Kontot skapas då direkt om det inte redan finns.

Tänk på att inget mejl skickas när du gör det. Personen har ett konto men inget lösenord, och behöver fortfarande registreringslänken eller en lösenordsåterställning för att komma in.

Bra att veta

• Byter du kö-identifierare slutar utdelade registreringslänkar att fungera, tillsammans med bokmärken och delade filterlänkar till kön. Sätt den innan du delar ut länken, inte efter.
• Slutanvändare loggar in på samma sida som handläggare. Den som bara har portalåtkomst hamnar automatiskt i portalen efter inloggning.
• En användare ser aldrig hela köns ärendelista — bara ärenden där hen själv är anmälare eller deltagare, eller som hör till hens kund. Se Följa och svara på ärenden.
• Har kön kunskapsbanken påslagen föreslås matchande artiklar redan medan användaren skriver ämnesraden, så att frågan kan besvaras innan ärendet skickas in.
• Se Via användarportalen för hur själva ärendeskapandet går till.