Slå ihop ärenden

Kräver modulen Deltagare

Är modulen avslagen för kön saknas funktionen i gränssnittet. Slå på den under Avancerade inställningar.

När något går sönder hör sällan bara en person av sig. Står hissen still eller ventilationen tyst kommer det ofta in två eller tre anmälningar om samma sak, och då blir varje svar skrivet lika många gånger.

Att slå ihop ärendena löser det. Ett ärende väljs som huvudärende och får de övriga anmälarna som deltagare. Dubletterna stängs och kopplas till huvudärendet som dublett av. Därefter räcker ett enda svar — skickat till alla deltagare — för att nå samtliga som anmält problemet.

Slå ihop från ärendelistan

Det vanligaste läget: flera anmälningar ligger bredvid varandra i listan.

1. Markera ärendena med kryssrutorna i ärendelistan.
2. Klicka Slå ihop ärenden i åtgärdsraden längst ned. Knappen visas först när minst två ärenden är markerade.
3. Välj vilket av de markerade ärendena som ska vara huvudärende. Övriga blir dubletter.
4. Bekräfta med Slå ihop ärenden.

Slå ihop från ett ärende

Har du redan ett ärende öppet och upptäcker att en dublett finns:

1. Öppna menyn bakom de tre punkterna uppe till höger i ärendevyn.
2. Välj Slå ihop ärenden. Det öppna ärendet är huvudärende.
3. Sök upp dubletterna — skriv minst tre tecken av ämne eller ärendenummer. Flera kan läggas till innan du bekräftar; en felaktig träff tas bort med krysset.
4. Bekräfta med Slå ihop ärenden.

Vad som händer med dubletterna

• Dubletterna stängs med köns stängningsstatus.
• Deras anmälare läggs till som deltagare på huvudärendet.
• Relationen dublett av skapas åt båda hållen, så att sambandet syns från både huvudärendet och dubletten i panelen Relaterade ärenden.
• Ihopslagningen skrivs in i historiken på båda ärendena.

Inget mejl går ut när dubletterna stängs. Det är avsiktligt: deras anmälare får det riktiga beskedet via huvudärendet i stället, och ett stängningsmejl strax innan hade bara sett ut som att ärendet lagts ner.

Bra att veta

• Utan modulen Deltagare finns ingen ihopslagningsåtgärd alls — varken i ärendelistan eller i ärendevyn.
• För att kopplingen mellan huvudärende och dublett ska gå att se behöver kön dessutom modulen Underärenden, som styr panelen Relaterade ärenden. Ihopslagningen fungerar även utan den — dubletterna stängs och deltagarna flyttas över som vanligt — men dublett av syns då ingenstans i ärendevyn.
• Huvudärendet måste vara öppet. Att slå ihop in i ett redan stängt ärende ger ingen kommunikationsvinst och stoppas därför.
• Huvudärendets egen anmälare förblir anmälare. De tillkomna anmälarna blir vanliga deltagare — ett ärende har alltid exakt en anmälare, se Deltagare.
• Glöm inte att välja alla deltagare när du sedan svarar. Väljer du enbart anmälaren når svaret bara huvudärendets ursprungliga anmälare, och hela poängen med ihopslagningen går förlorad.
• Deltagare kommer åt ärendet i användarportalen. De sammanslagna anmälarna kan alltså läsa huvudärendets publika kommunikation — inklusive det som skrevs innan de kom med.
• Att slå ihop går inte att ångra automatiskt. Vill du backa får du återöppna dubletten, ta bort deltagaren från huvudärendet och ta bort relationen manuellt.

Se flödet