Utseende
Ärendemallar
En ärendemall låter dig fördefiniera ämne, beskrivning och egna fält för återkommande ärendetyper — t.ex. "Beställ ny dator" eller "Rapportera trasig projektor". Handläggare och slutanvändare kan sedan skapa ärenden utifrån mallen utan att fylla i allt från grunden.
Skapa en mall
- Gå till Verktyg → Inställningar → Ärendemallar → Skapa mall.
- Fyll i:
- Ämne — förifyllt ärendeämne. Slå på Tillåt användaren att ändra ämne om slutanvändaren själv ska kunna redigera det.
- Mallbeskrivning — en intern text som förklarar vad mallen ska användas till (visas för handläggare, inte i själva ärendet).
- Malltext — texten som blir ärendets beskrivning/huvudmeddelande. Slå på Tillåt användaren att ändra malltexten om den ska vara redigerbar vid ärendeskapande.
- Lägg till egna fält under Egna fält om slutanvändaren ska fylla i ytterligare uppgifter (t.ex. rumsnummer, inventarienummer). Varje fält kan markeras som obligatoriskt eller valfritt.
- Spara mallen.
Mallar med underärenden
En mall behöver inte beskriva ett enda ärende — den kan också fördefiniera en hel uppsättning underärenden. Då skapas huvudärendet och alla delärenden på en gång, färdigt strukturerade. Det gör mallar perfekta för återkommande rutiner med många steg: en mall "Ny personal" kan t.ex. innehålla tio underärenden (konto, behörigheter, dator, passerkort, introduktion …) så att ingenting glöms bort. Se Relaterade ärenden för hur huvud- och underärenden fungerar.
E-postnotis till handläggare
Mallen bestämmer om handläggarna ska notifieras när ärendena skapas — separat för huvudärendet och för varje underärende:
- Huvudärendet — reglaget E-postnotis i mallens formulär.
- Underärenden — motsvarande reglage på varje enskilt mallunderärende.
Nya mallar och underärenden notifierar som standard. Inställningen är bara en förvald nivå: handläggaren som skapar ärendet ser den ikryssad i formuläret och kan ändra den per underärende innan ärendet sparas. I användarportalen används mallens inställning som den är, eftersom slutanvändaren inte får något sådant val. Se Från ärendemall.
Bra att veta
- Mallar är knutna till en specifik kö och syns bara för användare med åtkomst till den kön.
- Handläggare får valet Ärende från mall i Skapa-menyn så fort modulen är påslagen, oavsett om någon mall är sparad än. I användarportalen visas mallvalet först när kön har minst en mall markerad för användarportalen — annars hoppar slutanvändaren rakt in i det vanliga formuläret.
- Se Från ärendemall för hur en mall faktiskt används när ett ärende skapas, och Egna fält för skillnaden mot fält som gäller alla ärenden i kön oavsett mall.