Ny kö från noll till drift

En nyskapad kö fungerar tekniskt direkt, men är inte användbar förrän någon bestämt vad den ska kunna. Den här sidan är ordningen att göra det i.

1. Gå igenom installationsguiden

Guiden öppnas automatiskt första gången någon med rätt behörighet besöker ärendelistan i en ny kö, och går igenom de vanligaste valen: vilka moduler som ska vara på, de första kategorierna, rensning av stängda ärenden och bekräftelsemejlet till anmälaren. Varje ändring sparas direkt, så du kan avbryta när som helst utan att förlora något. Se Installationsguide.

2. Finjustera modulerna

Guiden visar ett urval. Resten — och finjustering av det du redan valt — ligger under Avancerade inställningar. Det är värt en genomgång tidigt, eftersom funktioner som inte är påslagna inte syns någonstans i menyerna. Saknar du en funktion som beskrivs i den här dokumentationen är det nästan alltid här den slås på.

3. Lägg upp användare och roller

Bestäm vilka roller kön ska ha och vad var och en får göra, och lägg sedan till handläggarna under Användare. Rollen avgör allt från vem som får ändra inställningar till vem som får flytta ärenden mellan köer, så det är enklare att sätta rollerna innan personerna läggs till än att rätta i efterhand.

4. Koppla köns brevlåda

Utan e-postkoppling kan kön varken ta emot mejl eller skicka bekräftelser — och då går det inte att skapa ärenden alls, inte ens manuellt. Se Ta emot ärenden via e-post för hela det flödet.

5. Lägg upp kategorier och statusar

Kategorier och statusar är det som gör ärendelistan sorterbar. Börja litet — det är lättare att lägga till en kategori när behovet dyker upp än att städa bort tjugo som ingen använder.

Vad guiden inte täcker

Tre saker som ofta förbises, eftersom installationsguiden inte nämner dem:

• Kö-identifieraren under Egenskaper — den styr köns webbadress och är det som användarportalens registreringslänk byggs av.
• E-postkopplingen — guiden låter dig anpassa bekräftelsemejlet, men själva brevlådan kopplas separat under E-post → Konfiguration.
• Användarportalen — hela kedjan som låter slutanvändare skapa och följa sina egna ärenden ligger utanför guiden. Se Sätt upp användarportalen.

Sedan då

När kön är i drift är det de här som ger mest tillbaka:

• Regler som klassar inkommande ärenden automatiskt.
• Ärendemallar för återkommande ärendetyper.
• Kunskapsbanken, som kan besvara frågor innan de blir ärenden.